Schoonmaak uitbesteden heeft als doel om de zorg rondom de schoonmaak uit handen te geven aan een daartoe gespecialiseerd bedrijf. Een gespecialiseerd bedrijf heeft naar verwachting meer kennis in huis en kan efficienter omgaan met de inkoop van materialen, middelen en machines, met het personeelsbeleid, met de aansturing van schoonmaakpersoneel en wellicht ook bij de bepaling op welk moment elementen dienen te worden schoongemaakt.

Uitbestede schoonmaak leidt vaak volgens verwachting tot een vermindering van de kosten ten opzichte van schoonmaak in eigen beheer.

De vraag is echter hoe een contract met een schoonmaakbedrijf dient te worden opgesteld, zodanig dat het duidelijk is wat de afspraken zijn.

Over het algemeen is men het er wel mee eens dat inkoop van materialen, middelen en machines en het personeelsbeleid een duidelijke zorg zijn voor het schoonmaakbedrijf. Ook de aansturing hoe schoonmaakhandelingen dienen plaats te vinden is een taak voor het schoonmaakbedrijf.
De vraag is echter hoe het verwachtingsniveau van de schoonmaak dient te worden vastgelegd. Vaak worden de schoonmaakhandelingen en de frequentie van uitvoering in het contract opgenomen. Dit noemen we een inspanningsgericht contract (of input gericht contract).

Er is echter een andere methode om het verwachtingsniveau van de schoonmaak vast te leggen. Deze methode heet resultaatgerichte schoonmaak (of output gericht).

Er zijn verschillende vormen van resultaatgerichte schoonmaak:

• Resultaatgerichte schoonmaak met opleveringskwaliteit;
• Resultaatgerichte schoonmaak met continu kwaliteit.

Resultaatgerichte schoonmaak met opleveringskwaliteit
In deze vorm van resultaatgerichte schoonmaak worden de dagen waarop schoonmaak dient te worden uitgevoerd vastgelegd, maar wordt het verwachtingsniveau per element gedefinieerd middels de beschrijving van een opleverstaat (of output kwaliteit). In deze vorm staan de werktijden vast en beschrijft de opleverstaat welke vervuiling na de schoonmaak nog mag worden aangetroffen (of welk resultaat mag worden verwacht).

Resultaatgerichte schoonmaak met continu kwaliteit
In deze vorm van resultaatgerichte schoonmaak dient gedurende bijvoorbeeld de openingstijden van een pand de schoonmaak op een vastgesteld kwaliteitsniveau te worden gehandhaafd. Het kwaliteitsniveau beschrijft hoeveel vervuiling per element mag worden aangetroffen.

Welke vorm wanneer?
Duidelijk mag zijn dat indien continu kwaliteit wordt verwacht er waarschijnlijk op de dag moet worden schoongemaakt. De omgeving moet duidelijk geschikt zijn voor een dergelijke vorm van schoonmaak. Met name publieke omgevingen met wisselende bezettingen en daarmee vervuilingen lijken zich hier het meest voor te lenen.
In alle andere gevallen zou kunnen worden overwogen te werken met een opleveringskwaliteit.

Voordelen resultaatgerichte schoonmaak
Ten opzichte van de inspanningsgerichte schoonmaak heeft de resultaatgerichte schoonmaak als voordeel dat er niet over de specifieke beschrijving van handelingen hoeft te worden nagedacht.
Met name omgevingen waarvan de vervuilingsgraad wisselend is, kan in feite niet worden van te voren worden bepaald hoe vaak en welke handeling dient te worden uitgevoerd. Een resultaatbeschrijving kan dit probleem oplossen.
Een goede beschrijving van een kwaliteitsniveau zou er ook voor kunnen zorgdragen dat de discussie over periodieke werkzaamheden niet meer hoeft te worden gevoerd, deze is dan namelijk impliciet in het kwaliteitsniveau meegenomen.

Nadelen resultaatgerichte schoonmaak
Voor de beschrijving van een kwaliteitsniveau of opleverstaat moet een kundige beschrijving worden gegeven van het verwachte niveau. Hiervoor is wel ervaringskennis voor nodig.
Doordat niet vaststaat welke handelingen dienen te worden uitgevoerd kan er op specifieke punten discussie ontstaan tussen schoonmaakbedrijf en opdrachtgever of een element nu wel of niet vuil is of toe is aan bijvoorbeeld een 'periodiek'.
Bij opdrachtgevers waar schoonmaak wordt ingevoerd met een resultaatgerichte omschrijving is het zaak dat de keuze bewust wordt gemaakt en men op de hoogte is van de nieuwe werkwijze.

Inkoopvoordelen
Veelal wordt beweerd dat resultaatgerichte schoonmaak een wondermiddel is voor zowel kwaliteit als kosten. De praktijk geeft echter geen bewijzen of de resultaatgerichte methode tot betere inkoopresultaten leidt. Er zijn evenveel voorbeelden van kostenreductie bij een overgang van resultaatgericht naar inspanningsgericht als andersom. Het hangt er namelijk sterk vanaf hoe de verwachtingen zijn, hoe deze zijn geformuleerd en de bereidheid van partijen flexibel met elkaar om te gaan. Daarnaasy hangt kostenreductie en kwaliteitsverbetering natuurlijk ook veelal samen met de marktsituatie, verbeterde aansturing, communicatie enz.

Advies
InTexSo kan voor uw situatie beoordelen welke vorm van schoonmaakcontract het beste zal passen en heeft voor alle vormen beschikbare documenten zodat een snelle implementatie tot de mogelijkheden behoort.
InTexSo doet ook aan eigen research om tot goede definities te komen van kwaliteitsniveaus.

Contactpersonen:
Eric Boomsma

Kijk bij informatie voor onze adresgegevens.